SISTEM KEARSIPAN

Dosen Pengampu: Prof. Dr. Mukhneri Muktar, M.Pd

Kearsipan (Filling)

Menurut Terry hakikat dari kearsipan (filling) adalah penepatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menuru aturan yang telah ditentukan terlebih dahulusedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Sedangkan Liang Gie mendefinisikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secaara tepat ditemukan kembali.

Sistem Penyimpanan Arsip:

1. Sistem Abjad (alphabetic filling): Penyipanan ini berdasarkan urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diideks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem Pokok Soal (subject filling): Penyimpanan arsip berdasarkan perihal surat (pokok isi surat).
3. Sistem Tanggal (kronologis): Penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut.
4. Sistem Nomor (numeric filling): Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpaan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan nomor in berbeda dengan nomor surat.
5. Sistem Wilayah (geographic filling): Dalam sistem wilayah arsip disimpan dengan dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.

Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

-Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran:

1. Asas Perencanaan: yaitu menggambarkan pada awal pelaksanaan pekerjaan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas Penyederhanaan: yaitu membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah dan ringan dilaksanakan.
3. Asas Penghematan: yaitu mencegah pemakaian berlebihan terhadap perlengkapan dan peralatan kantor sehingga biaya pekerjaan menjadi mahal.
4. Asas Penghapusan: yaitu meniadakan kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
5. Asas Penggabungan: yaitu mempersatukan pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

-Penerapan Efisiensi Perkantoran:

Untuk menerapkan efisiensi perkantoran maka hal pertama yang harus dilaksanakan adalah menganalisis beban kerja. Setelah menganalisis beban kerja, selanjutnya yaitu mengimpelementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja tersebut agar orgaanisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik dari para pegawai yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan produktivitas organisasi atau perusahaan.

-Penggolongan Efisiensi dan Prinsip Efisiensi:

Penggolongan efisiensi kerja berdasarkan masing-masing sumber kerja:

1. Pikiran: untuk mencapai cara yang termudah.
2. Tenaga: untuk mencapai cara yang teringan.
3. Waktu: untuk mencapai cara yang tercepat.
4. Ruang: untuk mencapai cara yang terdekat.
5. Benda: untuk mencapai cara yang termurah.

Prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi:

1. Efisiensi harus dapat diukur.
2. Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional.
3. Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu).
4. Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan.
5. Pelaksanaan efisiensi harus sesuai dengan kemampuan organisasi yang bersangkutan.
6. Efisiensi ada tingkatanannya.

-Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks:

1. Pola klasifikasi dan kode: dalam menemukan kembali file/arsip  pola klasifikasi dan kode memang banyak sekali ragamnya misalnya pola klasifikasi DDC, UDC.
2. Kode penyimpanan: pada prinsipnya penggunaan kode dalam kearsipan sama seperti yang terdapat pada bidang perpustakaan.
3. Indeks: Selain kode penyimpanan, indeks juga membantu dalam mempercepat penemuan kembali file/arsip.

-Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam penyimpanan arsip sangat ditentukan oeh beberapa hal yaitu yang pertama adalah konsistensi sorang petugas kearsipan untuk memegang teguh prinsip penyimpanan arsip. Kedua, seorang petugas kearsipan dituntut profesional dalam menjalankan tugas kearsipan. Ketiga, sistem penataan arsip harus diklasifikasikan dengan benar. Keempat, yaitu mengenai peralatan yang digunakan dalam penataan berkas dalam menyimpan arsip. Kelima, membentuk berkas yaitu setelah surat atau arsip dibubuhi tanda simpan aka tahap pertama dibuatlah kerangka penataan berkas. Keenam, penataan kartu kenadali yaitu penataan yang didasarkan indeks seuai penataan berkas dalaam filling cabinet.